Sicherheit & Daten
ecoDMS & Dokumentenmanagement
Papierablagen und verstreute Dateien kosten Zeit, vor allem wenn ein Dokument schnell gefunden werden muss. Mit ecoDMS werden Dokumente zentral archiviert und sind per Volltextsuche auffindbar. ecoWorkflow bildet wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsprüfungen oder Freigaben digital ab.
Typische Ausgangslagen
Wann sich das für Sie lohnt.
Erkennen Sie sich wieder? Dann sprechen Sie uns an. Wir sehen uns Ihre Situation an und machen einen konkreten Vorschlag.
- Die Suche nach Rechnungen oder Verträgen dauert zu lange.
- Freigaben laufen per Zettel oder E-Mail und gehen verloren.
- Sie möchten Papierakten reduzieren.
Unsere Lösungsansätze
Was wir konkret für Sie tun.
ecoDMS
Installation, Einrichtung und Schulung für das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS, abgestimmt auf Ihre Ablagestruktur.
ecoWorkflow
Digitale Abläufe für Freigaben, Prüfungen und Weiterleitungen, damit Dokumente nicht auf Schreibtischen liegen bleiben.
Digitale Archivierung
Eingangspost, Rechnungen und Verträge werden eingescannt, verschlagwortet und zentral abgelegt. Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte lassen sich dabei abbilden.
Effiziente Prozesse
Wir schauen uns Ihre bisherigen Abläufe an und übertragen sie sinnvoll in die digitale Welt.
Ihr Nutzen
Vorteile für Ihr Unternehmen.
Schneller finden
Dokumente sind über Volltext und Schlagworte in Sekunden auffindbar, statt in Ordnern gesucht zu werden.
Weniger Papier
Eingangspost und Rechnungen werden digital abgelegt und lassen sich ortsunabhängig aufrufen.
Geordnete Abläufe
Freigaben und Prüfungen laufen digital und nachvollziehbar.
Vorgehen
So gehen wir vor.
- 01
Ablage verstehen
Welche Dokumente fallen an, wer braucht Zugriff, welche Aufbewahrungsfristen gelten?
- 02
Struktur planen
Ordner, Dokumentarten, Schlagworte und Rechte werden gemeinsam festgelegt.
- 03
Einrichten und schulen
Installation, Anbindung von Scanner und E-Mail, Einweisung Ihrer Mitarbeitenden.
- 04
Begleiten
Updates, Anpassungen und Hilfe, wenn neue Abläufe dazukommen.
Bereits Kunde und eine Störung?
Technische Probleme erfassen Sie am schnellsten als Support-Ticket. So geht nichts verloren und Sie sehen den Bearbeitungsstand.
Häufige Fragen
Gut zu wissen.
Ist ecoDMS für kleine Unternehmen geeignet?
Ja. ecoDMS wird mit wenigen Lizenzen eingesetzt und lässt sich später erweitern. Ob es zu Ihren Abläufen passt, klären wir im Vorgespräch.
Erfüllt die digitale Archivierung die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten?
ecoDMS bietet Funktionen für eine unveränderbare Archivierung und Protokollierung. Ob Ihre Abläufe insgesamt den Anforderungen, etwa der GoBD, entsprechen, sollte mit Ihrer Steuerberatung abgestimmt werden. Wir setzen die technische Seite um.
Können vorhandene Dateien übernommen werden?
In vielen Fällen ja. Wie Altbestände sinnvoll übernommen werden, hängt von Menge und Struktur ab und wird bei der Planung festgelegt.
Weitere Leistungen
Passt oft gut dazu.
Lassen Sie uns über Ihre IT sprechen.
Ein erstes Gespräch ist unverbindlich. Wir hören zu, schauen uns Ihre Ausgangslage an und sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll ist.