Bezpieczeństwo i dane
ecoDMS i zarządzanie dokumentami
Papierowe archiwa i rozproszone pliki kosztują czas, zwłaszcza gdy dokument trzeba szybko znaleźć. Dzięki ecoDMS dokumenty są archiwizowane centralnie i można je znaleźć za pomocą wyszukiwania pełnotekstowego. ecoWorkflow odwzorowuje cyfrowo powtarzalne procesy, takie jak weryfikacja faktur czy akceptacje.
Typowe sytuacje
Kiedy to się opłaca.
Brzmi znajomo? Prosimy o kontakt. Przyjrzymy się sytuacji i przedstawimy konkretną propozycję.
- Wyszukiwanie faktur lub umów trwa zbyt długo.
- Akceptacje odbywają się na kartkach lub e-mailem i giną.
- Chcą Państwo ograniczyć papierową dokumentację.
Nasze rozwiązania
Co konkretnie dla Państwa robimy.
ecoDMS
Instalacja, konfiguracja i szkolenie z systemu zarządzania dokumentami ecoDMS, dopasowane do Państwa struktury archiwum.
ecoWorkflow
Cyfrowy obieg akceptacji, weryfikacji i przekazywania dokumentów, aby nie zalegały na biurkach.
Archiwizacja cyfrowa
Korespondencja przychodząca, faktury i umowy są skanowane, opisywane słowami kluczowymi i przechowywane centralnie. Można przy tym odwzorować okresy przechowywania i prawa dostępu.
Sprawne procesy
Analizujemy dotychczasowe procesy i w przemyślany sposób przenosimy je do świata cyfrowego.
Korzyści
Zalety dla Państwa firmy.
Szybsze wyszukiwanie
Dokumenty można znaleźć w kilka sekund dzięki wyszukiwaniu pełnotekstowemu i słowom kluczowym, zamiast szukać ich w segregatorach.
Mniej papieru
Korespondencja i faktury są przechowywane cyfrowo i dostępne z dowolnego miejsca.
Uporządkowane procesy
Akceptacje i weryfikacje przebiegają cyfrowo i są w pełni identyfikowalne.
Sposób pracy
Jak działamy.
- 01
Zrozumienie archiwum
Jakie dokumenty powstają, kto potrzebuje dostępu i jakie okresy przechowywania obowiązują?
- 02
Zaplanowanie struktury
Wspólnie ustalamy foldery, rodzaje dokumentów, słowa kluczowe i uprawnienia.
- 03
Wdrożenie i szkolenie
Instalacja, podłączenie skanera i poczty e-mail oraz wprowadzenie dla pracowników.
- 04
Dalsza opieka
Aktualizacje, dostosowania i pomoc, gdy pojawiają się nowe procesy.
Są Państwo klientem i wystąpiła awaria?
Problemy techniczne najszybciej zgłosić przez zgłoszenie serwisowe. Nic nie zginie, a Państwo widzą stan realizacji.
Najczęstsze pytania
Warto wiedzieć.
Czy ecoDMS nadaje się dla małych firm?
Tak. ecoDMS można używać z niewielką liczbą licencji i rozbudować później. Czy pasuje do Państwa procesów, ustalimy w rozmowie wstępnej.
Czy archiwizacja cyfrowa spełnia ustawowe wymogi przechowywania dokumentów?
ecoDMS oferuje funkcje niezmiennej archiwizacji i rejestrowania zmian. To, czy Państwa procesy jako całość spełniają wymagania, na przykład niemieckie zasady GoBD, należy uzgodnić z doradcą podatkowym. My zajmujemy się stroną techniczną.
Czy można przenieść istniejące pliki?
W wielu przypadkach tak. Sposób przeniesienia istniejących zasobów zależy od ich ilości i struktury i jest ustalany na etapie planowania.
Inne usługi
Często dobrze się uzupełniają.
Porozmawiajmy o Państwa IT.
Pierwsza rozmowa jest niezobowiązująca. Słuchamy, analizujemy sytuację i uczciwie mówimy, co ma sens.